SIDOLAN (Sistem Daftar Online Pilih Dokter dan Waktu Pelayanan ) Pasien Rawat jalan Peserta JKN

Deskripsi

Penjelasan Singkat

RSUD Koja berfungsi sebagai rumah sakit rujukan di wilayan Provinsi DKI Jakarta. Sejak diberlakukannya JKN, telah terjadi peningkatan jumlah pasien terutama di Rawat Jalan mencapai 700 - 1.000 orang perhari. Selain itu alur pendaftaran Rawat Jalan yang panjang menyebabkan waktu tunggu pasien untuk mendapatkan pelayanan dokter menjadi lama. Pihak RSUD Koja berinisiatif membenahi masalah tersebut dengan mengubah seluruh sistem pendaftaran dan alur proses pendaftaran dengan membuat sistem yang terintegrasi yang dinamakan SIDOLAN (Sistem Daftar Online Pilih Dokter Dan Waktu Pelayanan Pasien Rawat Jalan) peserta JKN.

Sebelum dikembangkan ke sistem online mobile apps android “SIDOLAN”, Sistem Pilih Dokter Dan Waktu Pelayanan Pasien Rawat Jalan) peserta JKN ini sudah di terapkan sejak tahun 2017 dan sudah bridging dengan sistem BPJS melalui sistem komputer onsite berupa Kios mesin pendaftaran Anjungan Daftar Mandiri (ADM) , dimana pasien dapat memilih poliklinik yang dituju, pilih dokter yang akan melayani dan menjadwalkan waktu pelayanan yang diinginkan, selanjutnya pengembangan di tahun 2019  pasien dapat mendaftar rawat jalan  melalui online  operator telepon berbasis webbase .

Sejak awal tahun 2020, pandemi COVID-19 telah menyebabkan dampak yang berarti bagi pelayanan di Rumah Sakit. Dampak yang dimaksud salah satunya adalah ketersediaan fasilitas pelayanan kesehatan yang sudah mulai kewalahan dalam mengakomodasi kebutuhan pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan. Untuk menghindari kerumunan pasien saat mendaftar onsite di Anjungan Daftar mandiri RSUD Koja. RSUD Koja telah mengembangkan SIDOLAN (Sistem Daftar Online  Pilih Dokter Dan Waktu Pelayanan Pasien Rawat Jalan) peserta JKN. dengan pendaftaran online mobile Apps Android yang suda terintegrasi dengan bridging SEP sistem BPS, pasien dapat melakukan perjanjian pilih dokter dan waktu pelayanan melalui online. Pendaftaran tanpa harus mengantri dan berkumpul onsite mendaftar di mesin Anjungan Daftar Mandiri ,selain itu pasien tidak perlu menunggu terlalu lama di rumah sakit untuk mendapatkan pelayanan karena pasien cukup datang 30 menit sebelum waktu pelayanan yang dipilih ini akan mengurangi risiko penularan covid 19 di rumah sakit. Proses pendaftaran menjadi lebih mudah saat pasien datang di hari berobat ke RSUD Koja pasien hanya validasi untuk mencetak SEP dengan waktu 5-6 detik   di kios mesin pendaftaran Anjungan Daftar Mandiri (ADM)

Metode & Proses Kerja

Metode untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan dengan  cara metode random sampling, indikator yang digunakan adalah  kecepatan pelayanan kejelasan komunikasi,  sikap petugas pendaftaran, kerapihan dan kebersihan hingga kenyamanan. Pengolahan data internal digunakan untuk mengukur lama waktu pendaftaran saat pasien datang diwaktu berobat ke RSUD Koja untuk mencetak SEP di anjungan daftar mandiri (ADM) dan lama waktu tunggu pasien di poliklinik 

Pendekatan Strategis

1, Pihak yang terkait
    Pihak-pihak yang telah membantu Yang berkontribusi dalam SIDOLAN adalah :

      1.      Ka.Dinas Kesehatan berperan dalam memberikan dukungan terhadap penerapan inovasi SIDOLAN melalui Anjungan 
              Daftar Mandiri
      2.      Ka. Suku Dinas Kesehatan sebagai pembinaan dan pengawasan dalam inovasi SIDOLAN
      3.      Direktur RSUD Koja  sebagai pembuat kebijakan dan penggagas dibuatnya SIDOLAN.
      4.      Seluruh manajemen yang telah memberikan masukan dalam proses alur bisnis SIDOLAN
      5.      Koordinator Satuan Pelaksana SIMRS sebagai penanggung jawab sistem yang berjalan sebagai analisa dan  
               perancangan  sistem  SIDOLAN
      6.      Tim IT RSUD  Koja yang membuat aplikasi SIDOLAN. dan telah menyediakan struktur instalasi jaringan workstation , 
               jaringan Internet dan hardware.
      7.      Tim Rekam Medis sebagai pendamping pelaksanaan sistem pendaftaran SIDOLAN melalui Anjungan Daftar Mandiri
      8.      Tim Pemasaran dan Informasi sebagai yang menginformasikan kepada pasien tentang SIDOLAN   
      9.       Perencanaan dan Keuangan sebagai unit yang merencanakan anggaran biaya dan mengeluarkan biaya untuk 
                pelaksanaan sistem Anjungan Daftar Mandirii 
     10.      TIM IPSRS sebagai penyedia jalur listrik Anjungan Daftar Mandiri
     11.       Karyawan RSUD Koja khususnya Bagian Perawat dan Dokter Poliklinik sebagai  yang melayani pasien dan 
                melaksanakan  inovasi sistem
     12.      Tim BPJS Kesehatan Regional IV yang telah membantu dalam mengintergrasikan sistem pendaftaran di RSUD Koja.

2.  Sumber Daya

     a.       Sumber Daya Keuangan
                Seluruh biaya pengembangan SIDOLAN menggunakan anggaran BLUD RSUD Koja dan anggaran APBD  Provinsi                         DKI  Jakarta sebesar  Rp. 400.000.000,00 terdiri dari 8 unit Komputer PC, monitor touchscreen,  printer monokrom, 
                printer  thermal, barcode Scanner .

     b.       Sumber Daya Manusia
      1.       Programmer sebanyak 1 orang untuk pengembangkan SIDOLAN, untuk jaringan    
                Komputer dan  IT suport / Hardware  2 orang  dan sebagai trainer 1 orang

      2.       Medical Record sebanyak 2 orang  sebagai petugas pendamping saat pelaksanaan 
                pendaftaran SIDOLAN melalui mesin Anjungan Daftar Mandiri dan 2 orang   
                sebagai petugas di helpdesk apabila pasien membutuhkan bantuan terkait pemdaftaran.

       3.       Pemasaran & Informasi sebanyak 2 orang sebagai yang menginformasikan dan 
                 mensosialisasikan kepada pasien tentang adanya SIDOLAN online Mobile Apps 
                 Android dan pasien datang di hari berobat untuk cetak SEP di sistem Anjungan Daftar Mandiri (ADM).

        4.      Petugas dari keamanan sebanyak 2 orang sebagai pelaksana yang mengatur jalur pasien yang mendaftar di SIDOLAN melalui  daftar online maupun 
                 saat pasien datang di hari berobat untuk cetak SEP di sistem Anjungan  Daftar Mandiri(ADM).

        c.      Sumber Daya Peralatan atau material

         1.        KIOSK yang terdiri dari Komputer PC, monitor touchscreen,
         2.        Printer Monokrom, printer thermal, barcode Scanner, TV LED 60” dan 32
         3.        Koneksi Jaringan Gigabit dan koneksi internet dan jaringan Nirkabel  sebagai backup
         4.        Banner Informasi mengenai tata cara penggunaan Online Anjungan
                    Daftar Mandiri.melalui mobile apps Android sampai pasien datang onsite untuk mencetak SEP di Anjungan Daftar 
                    Mandiri ( ADM)
          5.       Videotron & TV Display untuk menampilkan Video informasi mengenai tata cara penggunaan Online Anjungan 
                    Daftar  Mandiri.melalui mobile apps Android sampai pasien datang onsite untuk   mencetak SEP di Anjungan 
                    daftar Mandiri  ( ADM ) .
          6.       Pengeras Suara (sound system ) untuk Sosialisasi langsung dari bagian pemasaran & informasi kepada pasien 
                    yang  berkunjung ke RSUD Koja tentang adanya SIDOLAN online Mobile Apps Android dan pasien datang di hari 
                    berobat  untuk cetak SEP di sistem Anjungan Daftar Mandiri (ADM).

Proses Kerja
Alur sidolan
a.  Tahapan proses  pendaftaran ONLINE SIDOLAN yang dilakukan oleh pasien 
      adalah sebagai berikut :
      1.     Buka Aplikasi SIDOLAN di Smartphone Android dengan menginstall terlebih dahulu aplikasi SIDOLAN  di Play Store                       handphone anda.
      2.    Lakukan Pendaftaran dengan mengisi nomor kepesertaan  BPJS atau kartu JKN lainnya Isi Nomor Hp, Pilih Poliklinik, 
              Pilih Dokter dan  Pilih Waktu & Jam pelayanan
      3.    Pilih Konfirmasi sebagai validasi  bukti Regristrasi Online anda sudah 
             terdaftar di RSUD koja

b.  Tahapan proses Pasien datang di hari berobat ke RSUD Koja  untuk mencetak SEP di Anjungan Daftar Mandiri ( ADM)            yang dilakukan oleh pasien adalah sebagai berikut :

        1.    Pasien datang ke RSUD Koja dengan membawa Bukti Registrasi Online dan 
              kartu peserta JKN yang masih berlaku
        2.   Tempelkan Bukti Registrasi Online atau kartu peserta JKN  Anda di mesin 
              scanner barcode Anjungan Daftar Mandiri
        3.    Ambil Surat Eligibilitas peserta  (SEP ) yang telah tercetak di mesin Anjungan 
               Daftar Mandiri
        4.     Pasien menuju Poliklinik dengan membawa Surat Eligibilitas peserta  (SEP )

Manfaat

1. Proses waktu  yang cepat Setelah  mendaftar Online pasien datang kerumah sakit dengan menempelkan kartu peserta JKN pada scanner barcode ADM kemudian mesin mencetak Surat Eligibilitas Pasien (SEP) dengan waktu yang dibutuhkan 5 - 6 detik, .
2. Dokumen yang dibawa oleh pasien lebih sedikit karena pasien cukup membawa kartu BPJS dan rujukan online dari fasyankes tanpa membawa surat konsultasi antar poliklinik.
3. Kepastian waktu pelayanan. Pengunjung di pendaftaran Rawat Jalan RSUD Koja mendapatkan kepastian kapan akan dilayani oleh dokter yang dinginkan berdasarkan pemilihan dokter dan waktu pelayanan.
4. Selain itu manajemen Rumah Sakit Umum Daerah Koja memenuhi hak pengunjung yaitu doctor patien trust dengan memberikan otoritas untuk memilih poliklinik, dokter dan waktu pelayanan kepada pengunjung
5. Efsiensi jumlah tenaga atau petugas di loket pendaftaran Rawat Jalan. Petugas yang berpartisipasi di sistem SIDOLAN  lebih efektif dan efsien. Hal ini dibuktkan dengan berkurangnya jumlah petugas setelah inovasi petugas yang mendampingi dua orang di mesin pendaftaran dengan jumlah mesin pendaftaran delapan  unit  dibanding pendaftaran yang sebelum inovasi petugas delapan orang dengan petugas yang banyak tetapi loket lebih sedikit.
6. Efsiensi Biaya untuk pengembangan SIDOLAN ini dikerjakan secara mandiri oleh tenaga IT RSUD Koja tanpa melibatkan pihak tiga vendor IT. Biaya yang dikeluarkan hanya untuk fasilitas hardware dan jaringan komputer. Sebelum adanya inovasi sistem pendaftarn melalui Loket pendaftaran dikerjakan oleh vendor IT.

Imlementasi

Inovasi ini sudah di implementasikan sejak april 2017, dan terus dikembangkan dari desember 2019. RSUD Koja telah mengembangkan SIDOLAN (Sistem Daftar Online  Pilih Dokter Dan Waktu Pelayanan Pasien Rawat Jalan) peserta JKN. dengan pendaftaran online mobile Apps Android yang suda terintegrasi dengan bridging SEP sistem BPS, pasien dapat melakukan perjanjian pilih dokter dan waktu pelayanan melalui online. Pendaftaran tanpa harus mengantri dan berkumpul onsite mendaftar di mesin Anjungan Daftar Mandiri. Pasien datang di hari berobat ke RSUD Koja hanya validasi untuk mencetak SEP dengan waktu 5-6 detik   di kios mesin pendaftaran Anjungan Daftar Mandiri (ADM)

Keberlanjutan

Keberhasilan RSUD Koja dalam menurunkan waktu tunggu pendaftaran pasien , menyederhanakan alur pendaftaran Rawat Jalan dan memberikan kepastian waktu pelayanan . Kami terus mengembangkan inovasi pada SIDOLAN ini dengan menambahkan Sistem Pendaftaran Online mobile Apps Android selain itu dikembngkan juga sistem yang terintegrasi dengan sistem internal maupun eksternal rumah sakit .
1.    Sistem rujukan internal  pengunjung yang telah mendapatkan penjadwalan operasi, ataupun pengunjung yang ingin            
      memeriksa kesehatan setelah pulang dari Rawat Inap.
2.    Sistem elektronik medical record rawat jalan yang terintegrasi dengan SIDOLAN
3.    Sosialisasi kepada masyarakat yang berkunjung mengenai  panduan mendaftar secara onsite maupun online dengan 
       menggunakan SIDOLAN.
4.    Bridging sistem  pendaftaran  online sistem RS dengan sistem BPJS
5.    Pengembangan Rujukan dengan BPJS Kesehatan. meliputi memperbaharui web service integrasi data antara data BPJS 
       Kesehatan dan data milik RSUD Koja.

Manajemen RSUD Koja memastikan inovasi ini tetap berlanjut adalah dengan mengeluarkan Surat Keputusan Direktur tentang Kebijakan implementasi sistem informasi pendaftaran online pilih dokter & waktu pelayanan  rawat jalan ( sidolan ) di Rumah Sakit Umum Daerah Koja serta , SOP SIDOLAN 

Keunggulan

SIDOLAN ( sistem daftar online pilih dokter dan waktu pelayanan ) ini adalah untuk meningkatkan pelayanan Rawat Jalan di RSUD Koja dengan mempercepat waktu pendaftaran dan memberikan hak kepada pasien untuk memilih sendiri poliklinik, dokter dan jam pelayanan yang diinginkan juga memberikan kepastian waktu pelayanan dan memberikan kenyamanan terhadap pasien dalam mendaftar lebih cepat.
Sasaran utama dalam pembuatan SIDOLAN adalah pasien peserta JKN karena 93% pasien yang berobat ke Poliklinik RSUD Koja adalah pasien peserta JKN. Pasien yang datang berobat ke RSUD Koja tidak lagi mengantri panjang untuk mendaftar di Anjungan daftar mandiri (ADM) pasien datang dihari berobat hanya memvalidasi cetak SEP di Kios ADM  yang memerlukan waktu 5 – 6 detik.
Pengembangan Aplikasi dilakukan mandiri oleh programmer RSUD Koja.sehingga pengembagan terus dilakukan.

Kelemahan /Tantangan

1.     Tidak semua pasien memiliki alat komunikasi seperti HP
2.    Sosialiasasi aplikasi SIDOLAN masih belum diketahui masyarakat
3.     Pasien baru belum dapat mendaftar di SIDOLAN
4.     Aplikasi SIDOLAN hanya untuk kepesertaan JKN / BPJS.
5.     Aplikasi belum ada Notifikasi pemberitahuan pasien yang telah mendaftar di SIDOLAN

Rekomendasi

Aplikasi ini jika  di integrasikan dengan sistem JKN mobile pendaftaran online yang dimiliki BPJS dapat mempermudah pasien saat membuat surat rujukan di faskes dengan langsung mendaftar ke RSUD koja.

Video

Materi