Aplikasi Kalkulator Farmasi Model RPA Untuk Meningkatkan Efisiensi Persediaan Farmasi Rumah Sakit

Deskripsi

Aplikasi Kalkulator Farmasi Model RPA (Robotic Process Automation) Untuk Meningkatkan Efisiensi Persediaan Farmasi Rumah Sakit

Persediaan medis rumah sakit merupakan elemen penting dari operasional rumah sakit. Diperkirakan 10-18% pendapatan total rumah sakit bersumber dari investasi pada persediaan medis [1] sementara sekitar 35% anggaran tahunan rumah sakit dihabiskan untuk membeli obat dan peralatan medis[2]. Karenanya, perbaikan pada manajemen persediaan medis dapat berdampak luas pada kemampuan rumah sakit dalam memberikan pelayanan yang optimal pada masyarakat. Jika dibandingkan dengan sektor industri dan retail, akumulasi dan kekadaluarsaan persediaan medis rumah sakit beberapa kali lebih besar karena biaya menjadi pertimbangan utama dalam mengambil keputusan persediaan medis ditentukan oleh kebutuhan untuk memenuhi kinerja pelayanan, bukan oleh pertimbangan biaya seperti pada sektor industri dan retail [3].

Rumah sakit dihadapkan pada rencana perawatan pasien yang berbeda-beda dan sumber daya yang diperlukan untuk memesan, menghasilkan, dan memberikan layanan medis juga berbeda-beda. Di antara berbagai permasalahan persediaan medis rumah sakit, permasalahan dalam perhitungan termasuk permasalahan yang terus terjadi [4]. Karenanya, inovasi terus terjadi dalam upaya mengurangi permasalahan persediaan medis tersebut [5]–[7]. Para peneliti juga telah menghasilkan sejumlah piranti lunak untuk membantu tugas perhitungan persediaan rumah sakit [8]. Walau begitu, piranti ini umumnya tidak secara spesifik untuk kebutuhan rumah sakit. Kalaupun ada yang secara spesifik, terdapat permasalahan karena mahalnya biaya instalasi atau dalam hal penampilan yang kompleks sehingga tidak bersahabat dengan pengguna dan justru membuat bingung karena gambar dan pilihan kuantitas yang ambigu.

Kebutuhan atas piranti lunak yang murah, bersahabat dengan pengguna, dan memudahkan pemakaian untuk menghitung persediaan medis rumah sakit menjadi suatu kebutuhan yang urgen untuk segera dipenuhi. Semakin biaya persediaan medis semakin tinggi sementara skema pembiayaan di Indonesia terus menerus tidak stabil. Dalam situasi seperti ini, penyedia layanan rumah sakit perlu mencari cara agar dapat mengelola persediaan medis secara optimal guna memberikan pelayanan yang bermutu tanpa mengkompromi kemampuan rumah sakit dalam mengelola keuangannya.

Pengusul mendesain sebuah piranti lunak yang dapat mengatasi permasalahan di atas. Piranti yang dikembangkan oleh peneliti memiliki tampilan yang sederhana karena hanya menggunakan lima data masukan yaitu d (demand rate), L (Lead time), SS (Safety Stock), SOH (Stock On Hand), dan PL (Price List). Dari masukan ini, dapat dihitung ROP (Reorder Point) dan S (Saving). Selain itu, perhitungan dapat dilakukan secara otomatis menggunakan templat Microsoft Excel. Dengan cara ini, bukan saja rumah sakit dapat mengetahui kuantitas barang yang dimiliki tetapi juga penghematan yang dapat diperoleh dari upaya manajemen mutu rumah sakit dalam mereduksi persediaan.

Tampilan yang sangat sederhana di atas memungkinkan piranti lunak persediaan yang murah, bersahabat dengan pengguna, dan memudahkan pemakaian, tetapi di sisi lain, memberikan penghematan biaya persediaan yang substansial bagi rumah sakit. Sejalan dengan urgensi dan keunggulan potensial dari piranti lunak ini, tujuan khusus dari usulan ini adalah untuk menguji kualitas piranti lunak perhitungan persediaan medis rumah sakit yang dikembangkan oleh pengusul.

Piranti lunak ini memiliki luaran berupa penghematan karena terintegrasi dengan metode peningkatan mutu lean. Pada metode ini, rumah sakit membandingkan antara situasi teoritis dan situasi nyata mengenai kebutuhan persediaan. Situasi teoritis disediakan oleh teori lean yang menegaskan bahwa pelayanan optimal dapat dicapai dengan meminimalkan persediaan. Dalam hal ini, persediaan minimal didefinisikan sebagai d x L + ss. Artinya, persediaan minimal adalah jumlah kebutuhan harian pada satu periode ditambah jumlah cadangan aman untuk periode tersebut. Rumah sakit kemudian membandingkan antara persediaan minimal tersebut dengan situasi nyata mereka, yang dikuantifikasi menggunakan SOH. Nilai SOH kemungkinan besar akan lebih besar dari persediaan minimal. Selisih antara nilai SOH dengan persediaan minimal menjadi potensi penghematan yang dapat diperoleh rumah sakit.

Daftar Pustaka

[1]     P. Kelle, J. Woosley, and H. Schneider, “Operations Research for Health Care Pharmaceutical supply chain specifics and inventory solutions for a hospital case,” Oper. Res. Heal. Care, vol. 1, pp. 54–63, 2012.

[2]     S. Khurana, N. Chhillar, and V. K. S. Gautam, “Inventory control techniques in medical stores of a tertiary care neuropsychiatry hospital in Delhi,” Health (Irvine. Calif)., vol. 5, no. 1, pp. 8–13, 2013.

[3]     E. D. Zepeda, G. N. Nyaga, and G. J. Young, “Supply chain risk management and hospital inventory : Effects of system affiliation,” J. Oper. Manag., vol. 44, pp. 30–47, 2016.

[4]     M. Burhan, T. Harijanto, and A. Roosalina, “Causes of Emptiness Drugs and Medical Devices Consumables at the Regional Public Hospital Pharmaceutical Warehouse,” J. Appl. Manag., vol. 16, no. 3, pp. 544–552, 2018.

[5]     T. W. UTECH and M. C. Jaskela, “Automated Utilization Driven Inventory Management,” US 2014/0350952 A1, 2014.

[6]     L. M. Huizen and Mustafid, “Inventory Control System for Vaccines Distribution With Model Predictive Control In Hospital,” E3S Web Conf., vol. 73, p. 13020, 2018.

[7]     S. Setyaningsih and M. H. Basri, “The Evaluation of Forecasting Method for Enteral and Formula Food Supply to Support Inventory Management System Hospital,” Management, vol. 3, no. 2, pp. 121–127, 2013.

[8]     R. Findlay, A. Webb, and J. Lund, “Implementation of Advanced Inventory Management Functionality in Automated Dispensing Cabinets,” Hosp. Pharm., vol. 50, no. 7, pp. 603–608, 2015.