"WE-HOPES" STRATEGI PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI WE-HOPES MENINGKATKAN UTILISASI LAYANAN DI PUSKESMAS KECAMATAN PANCORAN

Deskripsi

1. Dasar hukum untuk inovasi tersebut. (bisa berupa UU/PP/Perda ataupun SK)

Puskesmas merupakan salah satu pemberi pelayanan publik dalam hal pelayanan kesehatan sesuai dengan UU No.25 tahun 2009 tentang pelayanan publik. Puskesmas memiliki kewajiban untuk menyusun dan menetapkan standar pelayanan, menyediakan sarana, prasarana dan fasilitas pelayanan publik. Terkait pelayanan vaksinasi, Puskesmas berkewajiban untuk memberikan pelayanan vaksinasi yang ditentukan oleh pemerintah dengan seoptimal mungkin demi meningkatkan kesehatan dan meningkatkan kepuasan masyarakat dalam mengakses pelayanan.

Berdasarkan Undang-Undang Kesehatan terbaru yaitu UU No 17 tahun 2023 tentang kesehatan disebutkan bahwa Puskesmas merupakan Pelayanan Kesehatan tingkat pertama yang menyelenggarakan dan mengoordinasikan Pelayanan Kesehatan promotif, preventif, kuratif, rehabilitatif, dan/atau paliatif dengan mengutamakan promotif dan preventif di wilayah kerjanya. Selain itu, juga disebutkan bahwa Puskesmas berperan untuk mewujudkan wilayah kerja yang sehat dengan masyarakat yang memiliki derajat Kesehatan yang setinggi-tingginya, baik individu, keluarga, kelompok, maupun masyarakat. Salah satu cara untuk mewujudkan hal tersebut adalah pemberian vaksinasi kepada masyarakat.

Inovasi tentang pelayanan vaksinasi yang dibuat oleh Puskesmas Kecamatan Pancoran berkaitan erat dengan sistem informasi. Sistem Informasi layanan Vaksinasi Puskesmas Kecamatan Pancoran yang disebut dengan We-Hopes dapat meningkatkan manajemen penyelenggaraan pelayanan vaksinasi dengan ketersediaan data dan informasi secara cepat, akurat, terkini, berkelanjutan dan dapat dipertangung jawabkan sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 31 tahun 2019 tentang Sistem Informasi Puskesmas.

Sesuai dengan prinsip penyelenggaraan Puskesmas yang diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2019 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat disebutkan bahwa prinsip penyelenggaraan puskesmas antara lain teknologi tepat guna. Dengan adanya teknologi tepat guna yang digunakan, Puskesmas Kecamatan Pancoran memanfatkan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan pelayanan dan mudah digunakan oleh masyarakat dalam meningkatkan status kesehatannya.

Pelayanan Vaksinasi Program dilaksanakan di Fasilitas Pelayanan Kesehatan milik Pemerintah Pusat, salah satunya adalah Puskesmas. Sehingga sesuai dengan hal tersebut yang diatur dalam Permenkes No. 23 Tahun 2021 tentang Perubahan Ketiga atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 10 Tahun 2021 tentang Pelaksanaan Vaksinasi dalam rangka Penanggulangan Pandemi Corona Virus Disease 2019 pasal 21 maka Puskesmas berkewajiban untuk menyelenggarakan vaksinasi untuk masyarakat.

2. Permasalahan yang diselesaikan oleh inovasi tersebut

sumber : https://infeksiemerging.kemkes.go.id/

Dalam pelaksanaan vaksinasi di Puskesmas Kecamatan Pancoran, terdapat beberapa masalah yang muncul. Permasalahan dibagi dalam permasalahan makro dan permasalahan mikro. Permasalahan makro yang terjadi adalah lonjakan kasus Covid yang sangat signifikan. Kasus Covid 19 merupakan Pandemi pada tahun 2020 sd. 2022 (11 Maret 2020 sd.  21 Juni 2023) dengan angka kesakitan dan kematian yang tinggi Tingginya kebutuhan masyarakat terhadap vaksinasi Covid 19. Pada bagan diatas menunjukan data kasus covid yang sangat tinggi terutama di bulan februari sampai dengan maret 2022. 

Lonjakan kasus covid dan juga informasi yang sangat mudah diakses oleh masyarakat, baik dari sosial media, televisi juga smart phone membuat tingkat kepanikan masyarakat pun bertambah. Munculnya kabar yang memaparkan Covid 19 sebagai penyebab kematian yang tinggi akhirnya membuat masyarakat mengalami kecemasan yang meningkat (Kirana Eka Putri, 2021).

Hal diatas menjadi pemicu melonjaknya minat masyarakat untuk melakukan vaksinasi di Puskesmas Kecamatan Pancoran. Dengan meningkatnya peminat vaksinasi di Puskesmas Kecamatan Pancoran menimbulkan beberapa permasalahan mikro, antara lain :

Meningkatnya keluhan pelanggan terkait waktu tunggu vaksinasi yang lama (Jan-April 202, rata-rata 2 jam 31 menit). 

Keluhan yang masuk berdasarkan hasil survey adalah terkait waktu tunggu vaksinasi yang memakan waktu rata-rata 2 jam 31 menit hanya untuk mendapatkan vaksinasi. Hal tersebut menjadi perhatian bagi manajemen Puskesmas Kecamatan Pancoran karena terkait mutu pelayanan Puskesmas Kecamatan Pancoran. Waktu tunggu menjadi lama karena peserta harus mengantri sejak awal sebelum pendaftaran dibuka agar mendapakan kuota vaksinasi. Hal lain yang menyebabkan waktu tunggu lama adalah peserta harus menunggu di cetaknya kartu bukti vaksinasi oleh petugas dikarenakan keterbatasan SDM dan alat.

Utilisasi waktu layanan vaksinasi Covid-19 sebesar 44% dengan target 80% (penyimpangan 36%)- Feb. 2021.

Utilisasi pelayanan adalah sebuah kegiatan pemanfaatan pelayanan oleh sekelompok orang maupun individu. Utilisasi layanan merupakan rasio pasien yang terlayani setiap jam dibandingkan dengan jumlah rata-rata pasien datang per-jam. Banyaknya pasien yang datang dan terbatasnya kemampuan SDM dalam pelayanan vaksinasi, membuat rendahnya utilisasi waktu layanan vaksinasi covid-19 yang hanya sebesar 44%.

Penggunaan kartu vaksinasi manual membutuhkan SDM, biaya dan waktu yang lebih lama (Biaya penggunaan ATK dalam pelaksanaan vaksinasi periode Jan-April 2021 Rp 11.790.000,00) 

Pelayanan vaksinasi yang diadakan oleh Puskesmas Kecamatan Pancoran membutuhkan ATK dalam proses kegiatan yang dilakukan. ATK seperti alat tulis dan kertas untuk mencetak kartu vaksinasi. SDM juga diperlukan untuk mengatur laju antrian vaksinasi dan melakukan pencetakan kartu vaksinasi, sedangkan pekerjaan rutin masih tetap harus dikerjakan

Kebutuhan sarana dan prasarana yang tinggi setiap kegiatan vaksinasi n(komputer, printer)

Dalam melakukan pencetakan kertas bukti vaksinasi, Puskesmas membutuhkan komputer dan printer. Hal tersebut tentu membuat kebutuhan biaya yang dikeluarkan Puskesmas meningkat. Pos vaksinasi yang diadakan di wilayah Pancoran, tidak hanya ada di Puskesmas Kecamatan, tetapi di beberapa tempat lain, seperti puskesmas kelurahan dan sentra vaksinasi lainnya. Sarana dan Prasarana yang cukup banyak, juga menjadi kendala ketika pelaksanaan vaksinasi.

Sistem PCare vaksin sering mengalami gangguan, Back-up data masih secara manual, belum menggunakan sistem informasi

Sistem Pcare sering kali mengalami gangguan, sehingga sering kali membuat penumpukan antrian vaksinasi. Hal tersebut membuat tim vaksinasi harus melakan back up data secara manual agar pelayanan vaksinasi tidak terhambat. Setelah Pcare bisa digunakan kembali, petugas harus menginput data yang telah dilakukan back up secara manual. Hal ini sering kali terdapat kesalahan dalam melakukan proses penginputan, seperti kesalahan dalam penulisan NIK. Kendala lain yang dihadapi adalah, petugas harus melakukan pekerjaan extra disaat proses pelayanan vaksinasi telah selesai padahal tugas rutin masih melekat dan harus dikerjakan oleh petugas.

3. Isu strategis inovasi

Status pandemi covid 19 oleh WHO (Tanggal 11 Maret 2020) dengan angka kesakitan dan kematian yang tinggi

Pada 11 Maret 2020, World Health Organization (WHO) menetapkan wabah Covid-19 atau virus corona (SARS CoV-2) menjadi pandemi global. Penetapan status pandemi ini disebabkan oleh penyebaran yang begitu cepat dan luas hingga ke wilayah yang jauh dari pusat wabah. Jumlah kasus Covid-19 di China saat itu telah meningkat 13 kali lipat dari kasus pertama muncul. Sementara jumlah negara yang terdapat kasus virus corona sudah meningkat tiga kali lipat dalam dua minggu terakhir. Pada saat itu, virus corona sudah menginfeksi lebih dari 118.000 orang di 114 negara, dan menyebabkan 4.291 orang meninggal dunia.

Kebijakan Vaksinasi Covid 19 oleh pemerintah sebagai salah satu upaya menangani masalah Covid-19

Pemerintah mengeluarkan beberapa kebijakan terkait pelaksanaan vaksinasi covid 19, diantaranya :

Peraturan Presiden Nomor 99 Tahun 2020 tentang Pengadaan Vaksin dan Pelaksanaan Vaksinasi dalam rangka Penanggulangan Pandemi Corona Virus Disease 2019

PERPRES No. 50 Tahun 2021 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 99 Tahun 2020 tentang Pengadaan Vaksin dan Pelaksanaan Vaksinasi Dalam Rangka Penanggulangan Pandemi Coronavirus Disease 2019 (COVID-19)

Permenkes No. 23 Tahun 2021 tentang Perubahan Ketiga atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 10 Tahun 2021 tentang Pelaksanaan Vaksinasi dalam rangka Penanggulangan Pandemi Corona Virus Disease 2019

Puskesmas Kecamatan Pancoran wajib menyelenggarakan kegiatan vaksinasi covid-19

Puskesmas kecamatan pancoran mendapatkan kewajiban untuk menyelenggarakan vaksinasi covid-19 berdasarkan arahan dari pemerintah. Pada 2021, antusias masyarakat untuk melakukan vaksinasi sangat tinggi, sehingga membuat penumpukan antrian peserta yang akan melakukan vaksinasi. Tidak hanya itu, banyak peserta yang sudah mengantri dengan menunggu lama, tetapi harus ditunda karena ternyata kuota vaksin hari tersebut sudah habis. Hal tersebut banyak menimbulkan ketidaknyamanan bagi peserta.

Berdasarkan hal diatas, Puskesmas Kecamatan Pancoran melakukan inovasi untuk membuat system online untuk pelaksaan vaksinasi covid 19 agar memudahkan masyarakat dalam melakukan vaksinasi.

 

 

Metode pembaharuan, yaitu upaya yang dilakukan sebelum dan sesudah inovasi itu berjalan.

Penggunaan Aplikasi berbasis website dalam pelayanan vaksinasi covid-19

Penggunaan We-Hopes dalam vaksinasi meningkatkan mutu dan kualitas dalam melaukan pelayananan. We-Hopes memiliki peran dalam beberapa hal antara lain  pendaftaran, pemilihan hari vaksinasi, ketersediaan informasi kuota vaksinasi, dan kartu vaksinasi dalam bentuk elektronik.

Pembaharuan yang didapat dari diterapkannya inovasi we-hopes

Pembaharuan	Sebelum	Sesudah
Pendaftaran	Peserta harus datang di awal waktu dalam mengakses pendaftaran vaksinasi	Peserta bisa melakukan scan QR code untuk mendaftar layanan vaksinasi dimanapun dan dikapanpun.
Pemilihan hari vaksinasi	Peserta harus datang di hari yang diinginkan untuk mendaftar layanan vaksinasi pada hari tersebut.	Peserta dapat memilih hari yang diinginkan dengan memilih tanggal pada sistem sesuai dengan hari yang diinginkan oleh peserta dari jauh hari
Ketersediaan informasi kuota vaksinasi	Peserta mengetahui jumlah kuota vaksin apabila datang langsung ke lokasi vaksin, tetapi peserta tidak mengetahui jumlah peserta vaksin yang telah mendapatkan kuota pada hari itu.	Apabila hari yang dipilih peserta di sistem sudah penuh kuota, maka akan ada notifikasi dalam bentuk pop-up yang muncul, dan peserta bisa memilih hari lain yang masih ada kuota
Kartu vaksinasi dalam bentuk elektronik.	Peserta harus menunggu bukti yang di prin oleh petugas yang menyatakan bahwa peserta telah dilakukan vaksinasi yang berisi informasi jenis vaksin, dosis, petugas yang melakukan penyuntikan	Setelah dilakukan vaksinasi, petugas akan memberikan kertas yang berisi scan QR Code kepada peserta yang dalam waktu yang telah ditentukan peserta dapat mengakses kartu vaksinasi dalam bentuk digital, sehingga peserta dapat langsung meninggalkan lokasi vaksinasi

Waktu tunggu pelayanan lebih cepat

Dengan penerapan sistem We-Hopes kedalam proses vaksinasi, membuat pelayanan menjadi lebih cepat. Sebelum diterapkannya inovasi, waktu tunggu peserta adalah 151 menit. Setelah diterapkannya inovasi, waktu tunggu menjadi lebih singkat menjadi 36 menit dengan selisih waktu yang dapat dihemat oleh peserta adalah 115 menit.

4. Keunggulan 

Gambar diatas menunjukan perbedaan yang signifikan terkait waktu yang dihemat oleh peserta dalam pelayanan vaksinasi.

hal lain yang dapat diunggulkan dari inovasi we-hopes antara lain : 

Petugas Vaksinasi : Kemudahan dalam memberikan layanan yang efektif dan efisien;Meningkatkan kualitas kinerja petugas vaksinasi

Tim Data dan Informasi : Terpenuhinya single data layanan vaksinasi COVID-19 Puskesmas Kecamatan Pancoran yang dapat mempermudah penarikan data sesuai dengan kebutuhan.

Tim Manajemen Puskesmas : Mempermudah proses monitoring dan evaluasi kegiatan vaksinasi; Menjadi evidence based suatu kebijakan tim manajemen Puskesmas dalam layanan vaksinasi COVID-19.

Pasien : Mendapatkan kemudahan akses dan  kepuasan terhadap layanan vaksinasi 

Sudinkes/Dinkes : Meningkatnya capaian layanan vaksinasi COVID-19 

Inovasi we-hopes mengatasi beberapa masalah yang sebelumnya dihadapkan oleh Puskesmas Kecamatan Pancoran, antara lain : 

Tidak ada komplain pelanggan terkait lamanya waktu tunggu vaksinasi covid-19 (waktu tunggu layanan menjadi 36 menit)

Berdasarkan hasil observasi , melalui whatsapp dan survey, tidak ada keluhan terkait waktu tunggu vaksinasi. Hal ini merupakan 

Utilisasi layanan vaksinasi Covid-19 menjadi 86%

Dengan meningkatnya angka utilisasi, Puskesmas Kecamatan Pancoran mampu melayani pasien yang datang ke pancoran dengan optimal. karena pasien yang datang dan sudah daftar online pada hari tersebut akan terlayani.

Tidak ada biaya yang dikeluarkan untuk cetak kartu bukti vaksin (tidak memerlukan printer di lokasi vaksinasi)

Dengan adanya inovasi We-Hopes, Puskesmas Kecamatan Pancoran tidak perlu melakukan cetak bukti kartu vaksin karena telah menyediakan melalui bukti vaksin digital. Kartu bukti vaksinasi yang sebelumnya dicetak, dapat hilang, kotor, robek ataupun basah karena berupa kertas. Kini, dengan bukti kartu vaksin digital, peserta dapat melakukan akses kapan saja untuk melihat bukti kartu vaksinnya melalui komputer ataupun smart phone.

Tidak ada kesalahan dalam penginputan data

Petugas melakukan penginputan ke Pcare dengan melalukan copy-paste dari data yang telah diinput peserta melalui we-hopes. Dengan demikian petugas tidak melakukan kesalahan penulisan nama, NIK atau data lainnya. 

Memiliki back-up data secara digital

Back-up data secara digital membuat petugas sangat mudah dalam mengakses informasi perihal vaksinasi terkait jumlah capaian, data demografi capaian, jenis vaksinasi yang telah dilakukan dan hal lain yang bisa diakses kapanpun, dimanapun dan dalam waktu yang singkat dibandingkan harus mencari manual melalui buku/kertas

5. Tahapan inovasi

identifikasi masalah

Masalah yang terjadi di Upaya Kesehatan Perseorangan Puskesmas Kecamatan Pancoran Kota Administrasi Jakarta Selatan berdasarkan

 data tahun 2021 adalah

analisa

alternatif solusi

evaluasi hasil perbaikan

memiliki back-up data secara digital

memiki penyusunan dan pengesahan standarisasi

Seiring berjalannya waktu, inovasi we-hopes berkembang menjadi beberapa fitur yang dibagi dalam kebutuhan internal untyk puskesmas dan eksternal untuk pelayanan ke masyarakat

A.   Internal

Login 8

Beranda 8

        I.   Pemeliharaan 

1.1  List Pemeliharaan    

1.2  Laporan Kerusakan Sar-Pras

1.3  Sarana Prasarana 

1.3.1 List Sarana

1.3.2 Tambah sarana 

1.3.3 List prasarana 

1.3.4 Tambah prasarana 

      II.   Kepegawaian

2.1    Absensi

2.2    List Konfirmasi Absen

2.3    Detail Absensi 

2.4    Jadwal

2.4.1 List Jadwal Pegawai

2.4.2 Tambah Jadwal Pegawai

2.4.3 Kalender Libur

2.4.4 List Jadwal

2.5 Tambah Pegawai

2.6 STR/SIP

2.7 Cuti Pegawai

2.8 Tambah cuti

2.9 E-Kinerja

2.9.1 Input aktivitas

2.9.2 List Aktivitas

2.9.3 Master Aktivitas

2.9.4 Penilaian Perilaku

2.9.5 Capaian Kinerja

2.9.6 Buka tutup akun

2.10 Pengembangan Kompetensi

2.11 Rekrutmen

2.11.1 Form rekrutmen

2.11.2 List rekrutmen

    III.   Inventory (Barang) 

3.1  Gudang Besar 

3.1.1 List barang

3.1.2 Tambah Barang

3.1.3  List barang masuk

3.1.4 Tambah barang masuk

3.2  Gudang Kecil 

3.2.1 List barang gudang kecil 

3.3  Permintaan barang

3.3.1 List permintaan barang 

3.3.2 Tambah permintaan transfer barang unit

3.3.3 Tambah permintaan barang 

3.3.4 List group permintaan barang

3.3.5 List permintaan transfer barang unit 

3.4  List barang unit puskesmas

   IV.   Surat Menyurat

4.1  List jenis surat 

4.2  Tambah Surat Masuk

4.3  List Surat Masuk

4.4  Tambah Surat keluar   

4.5  List Surat Keluar   

V.  Dokumen mutu   

5.1    Tambah / Ubah Dokumen 3  

5.2    List Dokumen     

5.3    List Dokumen control

5.4    Akreditasi

5.5    Inovasi     

VI. Data & Informasi   

6.1  Register Laporan Bulanan  

6.2  List Laporan Bulanan

6.3  Tambah Notulen     

6.4  List Notulen    

VII. Vaksinasi     

7.1  List Vaksinasi     

7.2  Laporan Vaksinasi 

7.3  List target vaksinasi    

7.4  Target wilayah Vaksinasi

7.5  Kartu Vaksinsi     

7.6  Imunisasi anak

7.6.1 Daftar Imunisasi anak

7.6.2 List Imunisasi anak

VIII. Pelayanan     

8.1  Catin

8.1.1   List Catin

8.1.2   Sertifikat Catin

8.2  PTM

8.2.1 List PTM 

8.2.2 Hasil skrining PTM 

8.2.3 Form skrining PTM 

8.3  P3G 

8.3.1 List P3G 

8.3.2 Hasil skrining P3G           

8.4  Jadwal petugas pelayanan   

8.5  Gizi

8.5.1 List Gizi

8.5.2 Hasil Skrining Gizi 

8.6  Kesling

8.6.1 Tempat pengelolaan limbah

8.6.2 Tambah tempat pengelolaan pangan

8.6.3 Si Mantan

8.7  Kunjungan Sehat 

8.7.1 List kunjungan 

8.7.2 Form kunjungan sehat 

IX. Covid 19 57   

9.1  Pemantauan Covid 19 

9.2  Input Pemantauan Covid 19    

9.3  List swab

9.4  Hasil swab    

9.5  List pelaporan covid 19     

9.6  Form pelaporan covid 19     

X. Blast WA 61 

10.1  Dari Exel 

XI. Admin 62

    11.1 Sinkronisasi Mesin Absen 

 

B.   Eksternal     

Login

Beranda

I.     Layanan Kesehatan Online Puskesmas Kecamatan Pancoran

1.1  Hasil swab

1.2  Pemantauan Covid-19

1.3  Pelaporan kasus Covid-19

1.4  Telekonsultasi layanan umum

1.5  Teledesentry 

1.6  Konsultasi-Rujukan online DM dan Resep PRB

1.7  Telekonsultasi Gizi

1.8  Skrining Gizi (e-Fast) 

1.9  Hasil Skrining Gizi (e-Fast)

1.10 Hasil Skrining PTM (Penyakit Tidak Menular) 

1.11 Skrining P3G ( Pengkajian Paripurna Pasien Geriatri) 

1.12 Hasil Skrining P3G ( Pengkajian Paripurna Pasien Geriatri) 

1.13 Unduh Kartu Vaksinasi

1.14 Daftar Imunisasi Anak

1.15 Kunjungan Sehat

1.16 Si Mantan (Sistem Informasi Makanan Sehat dan Aman) 

1.17 JURAGAN (Menuju bugar olahraga pancoran)

 

Video

Materi